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你们公司春节期间有人值班吗？
应景之际，今天小E就请来了拉登老师，教大家如何制作动态Excel职责清单！
也欢迎您将此文推荐给需要制作值班单的同仁~
上班最怕遇到什么问题？
手机没电了，没人在聊天。 太无聊了。
领导偷袭，刷微信被拍肩膀。
开玩笑~说真的。
在值班排班的时候，最怕遇到两个问题：
❶ 日程太满或太空。
有的人值班累死，有的人一个星期不用值班。
❷ 误算、遗漏值班、加班时间。
每个月值班两周，计算加班费时少算一周，谁都不乐意。
解决方向——
在设计表格时，我们必须特别注意避免这两个问题。
因此，我们要从2个方向入手：
❶ 查询方便。
可以直观的看到每天轮班的情况。
不能挤得太满，也不要没人安排。
❷ 方便统计。
可快速统计每个人本月值班次数；
快速准确地核算加班费，避免员工流失。
01 职责清单，方便查询
职责清单其实很简单，包含的信息无非就是：
日期、部门、值班人员姓名。
很快我设计了两个表：
想一想，从“方便查询”的角度，你会选择使用哪种排期？
是的，它必须是第一个。
看左边的部门，右边的日期。 到了路口，填上值班人员的名字就可以了。
超级简单，我们几乎每天都使用这种类型的表格。
这样就可以直观的看出：每天是否有班次，哪天值班的人少，哪天值班的人多。
但是，这种表容易出现一个问题——无法快速统计每个人值班的次数，轮班次数会不平衡。
这样，表就有了统计需求。 我们往下看：
02 方便统计的值班表
根据前面的表格，统计每个人值班的次数是很麻烦的。
这时候，推荐您使用如下列表式值班表。
虽然你看到的只是一个简单甚至粗糙的列表。
但是经过简单的操作，马上就可以变成下面的动态效果！
看清楚了，给你画个重点。
❶ 查看值班日期。
点击“姓名”可快速查看此人对应的值班日期
❷ 数班数。
单击折叠字段以查看每个人值班的次数。
统计非常非常方便。
如果我不告诉你楼宇自控系统点位统计表，你可能还在电脑前笨拙地数数。 其实这里只是用到了一个简单的数据透视表功能！
来看看具体操作吧~
◆ 第一步：插入数据透视表◆
选择任何数据单元格以插入数据透视表。
◆ 第二步：拖动字段设置数据透视表◆
将“日期”和“名称”分别拖到“行”区域，将“名称”拖到“值”区域，统计班次数。
◆ 第 3 步：设置数据透视表布局◆
将数据透视表的布局设置为“以表格形式显示”，修改小计名称。
这样数据透视表看起来更像一个普通的表。
◆ 第 4 步：插入一个切片器并创建一个交互式按钮◆
选择数据透视表，然后在“设计”选项卡中，单击“插入切片器”以创建一个交互式按钮。
这样我们就可以通过点击人员姓名快速查询到对应的值班日期。
03 易查询易统计的班次表
这时，那些聪明挑剔的同学可能会问：
然后就可以使用“轻松查询”的职责列表进行注册；
你用“方便统计”的职责清单来统计数据吗？
作为不要脸的Excel老师，答案是肯定的：是的。
废话少说，直接看效果。
操作步骤，用文字为你划重点。
在“查询表”中输入职责信息。
点击“统计表”中的“全部刷新”即可快速完成统计。
想要学习这种制作方法，就得了解一个概念：二维表到一维表。
其实就是一个“查询表”变成“统计表”的过程。
我们来看看具体的操作。
◆ 操作方法◆
这里我们使用2016以上版本内置的工具Power Query来完成数据转换。
温馨提示：Power Query只能在Excel 2016以上版本使用。
也可以使用方方格、易用宝等插件完成二维表的转换。
❶ 将数据导入 Power query。
在“数据”选项卡中，单击“从表范围”将数据导入 Power Query。
❷ 反透视表。
在“转换”选项卡中，单击“取消透视其他列”可将二维表转换为一维表。
❸ 关闭并上传。
最后，点击“首页”选项卡中的“关闭并上传”，即可得到“方便统计”任务列表。
然后，按照前面的方法创建数据透视表，就可以完成数据的动态查看了。
因为Power查询的结果是和原始数据保持连接的。
因此，当原始数据发生变化时，在Power查询结果中，只需右键刷新即可。
04 总结
在我们日常的工作和生活中，我们经常会制作表格，表格就是“查询”类型的表格。
因为填充和查询都非常直观。
在做数据汇总统计时，一维“统计表”是大家比较熟悉的Excel函数公式和数据透视表的形式，可以快速完成数据统计。
为了同时满足方便查询和快速统计的需要，需要掌握“二维到一维转换”的技巧。
这使用了本课介绍的数据处理神器：Power Query。
今天就到这里，下课了！
给自己竖起大拇指，我真是一位优秀的人民教师。
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