临近岁末，很多行政小伙伴都开始了第一次工作经验编制预算。 没有往年的数据参考，没有今年的数据总结，也没有多少经验……
面对如此艰难的工作模式，首次制定年度行政预算的小白该怎么办？
《行政预算新手指南》，请看！
1.明确预算概念和项目分类
第一次做预算时，没有之前的计划可供参考，需要先明确定制预算的概念和计算方法。
1个
明确预算的概念
首先是范围的概念：如果你的公司有多个办公室，你需要确认你定制的预算范围是总公司的全部预算，还是只负责分公司、城市、办公区域等的预算. 你所在的地方。
二是项目概念：预算定制往往会涉及到一些重复的项目，所以需要提前确定好项目的内容，明确哪个项目分为哪个部分，如果是分支机构多办事，有必要指定谁将提交报告。 避免重复计算。
2个
预算项目分类
在开始对项目进行分类之前，可以先查阅财务部设置的科目类别，确保行政科目与公司财务科目相对应，以便后期检查、审批和使用调整。
然后可以从今年的预算数据中汇总出具体的费用项目，并根据今年的计划列出项目类别，构建一个基本的费用类型框架。 例如：
A。 日常预算：支持公司日常运营和服务预算支出，包括日常办公费用、服务费、办公区域维护费、车辆使用费、租赁费、员工福利费、物业管理费、招待费、培训费等。 它可以按用途、资源或需求、成本和其他维度进行分类。
*每日预算类别示例（部分）
b. 项目预算：基本上可以分为活动项目和装修项目。 例如，场地相关费用包括租金和布置费用； 活动相关费用包括礼品、材料等； 装修相关费用包括设计、监理、保险、装修、家具等。
如果公司有计划在新的一年举办活动和租赁和搬迁，那么应该单独设置一个项目预算。 通过对整体项目的预算进行梳理和管理，便于观察项目的投入和效果，有利于最后的回顾和总结。
*项目预算类别示例（部分）
C。 资产预算：采购或购买固定资产时发生的费用。 包括购房时发生的办公设备、办公家具等设备采购费用、装修费用、空调安装等住房费用。 此外，为节约成本，可根据企业需要配置采购应有的更换设备，数量低于设备总量。
*资产预算类别示例
如果您对分类仍然感到困惑，可以参考行政技能地图上的预算项目分类。
除了通过工作项目分类来整理数据，你还可以从时间的角度对今年的月度支出进行逆推，查漏补漏加入到你的项目分类中，避免漏掉某一项和导致后续分析出现较大误差。
2.整理基础资料
项目分类后，可单独计算本年度的总费用，作为来年预算金额的参考。
01
收集汇总数据
开始收集计算后，除了翻查以前的月度数据记录外，还可以直接找出合同，这些都是固定费用，可以作为基础数据来源的一部分。 同时也可以避免遗漏一些年缴项目。
由于数据的复杂性，有些费用可能跨越多个月等，您可以在记录过程中设置价值维度，比如按月价值，特殊情况下按时间价值，如果价值之间变化则取平均值月等，由此推导出当年的月度费用和重大事项的单项费用。 既使结果一目了然、一目了然，又可留案记录，以备来年对照参考，便于行政工作总结。
02
科学估算数据
最后，面对剩余的已经发生但没有数据记录的项目，只能采用估算的方法。 例如车辆油费的估算：根据不同车辆的油箱容积和每月行驶的公里数来计算。
这里小智也整理了一些常见的物品费用和服务标准，仅供参考：
药费：人均费用约为0.5~0.8元/月；
电费：如果不含专业机房的话，基本是8~10元/平方米；
下午茶费用：人均费用基本为15元/人/月；
保养费用：除日常保养外，每年冷暖季前需清洗空调滤网，单价50~75元/个；
能源成本：夏季的电费比其他时期高出10-15%左右；
生日会费用：人均费用约为30元/人/月；
基本活动费用：人均费用为10元/人/次；
办公用品费：人均最高30元/月；
饮水费：每人每月一桶水，直饮水费2元/人/年； 夏季饮水费一般比其他季节高5-10%；
销售电话费：30-45元/人/月；
地毯清洁频率：建议每六个月或一年清洁一次地毯（视脏污程度而定）。
以上数据仅供参考，需根据所在城市和公司情况进行调整。
这里注意：在最终的预算方案中，需要把估算逻辑和参数写清楚，方便审批人查看和审批。 确保每个值都有源和测量逻辑。
3.根据各种影响因素调整预算
市场变化带来的成本增加、人员扩充带来的一系列成本增加、公司发展规划中重点项目预算比例的调整，都会对预算产生较大影响。 主管部门应将这些合并到汇总的基础数据中。 调整影响因素。
01
市场影响
主要是指续约价格上涨、产品等市场价格上涨等情况。
例如，日常开支的成本虽然相对固定，但在实际预算编制中不能照搬往年的预算支出，而应根据当前的实际情况进行调整。 例如，服务商一般一年签订一次合同，具体的服务费用每年随着服务人员工资的变化而变化。
02
人事变动的影响
行政部门在制定预算时，还应咨询人事部门来年的计划。 人员的大规模增减可能会带来办公场地、家具电器、日常消耗品等一系列预算变动。
比如今年公司要优化人员，那么人员成本就要在去年的基础上进行调整； 如果预计今年会大规模增加人员，那么行政部门也应该提前储备储备金，以备不时之需。
电脑周边耗材成本、名片制作成本、内部打印成本、工作卡制作成本、打印机租赁成本、行政部市内交通成本、快递成本、维护成本等都可以进行数值分析。 这类科目一般是计算往年科目的相关月均值，然后再增加20%。
比如名片一盒10元，按每人2盒计算。 2021年第一季度名片制作费月均410元，月均预约人数21人，那么在2022年HC没有普遍变化的情况下，月人均可以在此基础上再增加20%，即25人。 得出2022年名片制作成本为500元/月。
03
月度/季度差异
结合实际客观因素分析不同月费、季费的差异，适当增减。
需要考虑到季度预算的特点，如制冷季节电、水、饮用水成本的增加； Q4、万圣节、感恩节、圣诞节等节日众多； 春节、十月长假费用降低； 其他金九、银十、双十一、事业部年终冲刺等...
在项目实施时，每月和每季度的差异可能会影响电费、固定电话费、文具和办公用品、饮用水、一般药品、下午茶、生日派对和活动。
比如2021年3月的电费是每人每天1.5元。 在此基础上，如果2022年的HC值为300人，3月的工作天数为22天，则2022年3月的电费为：300人*1.5元*22天≈1万元。
不过考虑到3月是季度末，属于事业部的冲刺阶段，应该在1万的基础上有所提升。 一般量大可增加15%左右。 最终，3月份的预算定在了11500元。
04
公司年度计划
把握公司本年度经营计划，确保预算编制围绕总体战略目标进行。
如果忽视总体目标，只关注今年要采购多少办公设备，要举办多少活动，很容易导致行政工作的结果与公司的整体方向出现误差，造成资源浪费. 密切关注公司下一步计划和行动，确保好钢走在风口浪尖。
同时，要确定今年的行政预算底线，避免预算超支造成的多次修改返工问题。
公司计划的变化也可能带来一些隐性成本。 例如，如果公司在来年需要租用新的办公空间，则可能涉及物业类别中的隐藏成本。 例如，很多商业楼宇都会指定第三方网络。 如果你的公司不想用，那么你需要交一些道路占用费才能搬进目标运营商的网络，一般是年费，入住前需要跟业主商量好。
此外，还有一些车辆和消防用品的年检费、资产折旧和损失等，也是需要考虑在内的。
05
部门年度计划
除了考虑公司计划外，使整体预算与部门计划保持一致也很重要。
比如年底收集员工需求，优化工作； 在部门工作内容上，还要考虑是否有延展的可能，是否有更大的创新空间； 还要根据部门来年的发展需求，抓好重点项目。
4、数据筛选与合理减法
完成以上三个步骤后，你的年度预算就已经初具规模，但这还不算“完成”！ 还需要进行最终筛选检查以避免出现重大错误。 如果你的公司有降低成本的要求，你也需要合理的降低预算。
1个
数据筛选和检查
数据筛选和检查主要是检查预算值容易出现差异的地方。 是预算编制过程中每个阶段都需要做的事情，包括最终制定和完成筛选。 （这里小智列出了所有的筛选要点，供参考，大家可以根据自己的实际情况使用。）
检查要点：每个明细的单价和数量是否有较大出入； 表格是否有错误； 月度金额是否与季度数据一致，季度金额是否与年费一致等...
检查方法：计算检查分表纵横向合计； 如果有往年的数据，可以从去年申报/今年实际使用/明年预计申报三个维度进行数据对比，重点关注差异较大的项目。
2个
预算合理减少
预算削减不能一味划掉，应根据实际情况分析楼宇自控系统预算，在不影响正常工作的情况下进行。 例如，仓库是否可以合并使用或以季租代替年租，办公绿化是否可以适当减少，福利提供方式是否可以优化等。
今年对项目的必要性进行分类，有助于减少不必要的成本。 项目可按以下等级标准进行分类：
固定项目★★★
最高级别是必须支付的费用。 包括与住房相关的成本（租金、物业费等）和与公司相关的成本（执照、会费等）。
变更项目★★☆
二是档次，是必须要有的，可以降的。 但降低的成本并不能影响日常办公。 例如，办公费用。
非必需品★☆☆
最低级别，取消后不影响正常办公。 比如环境布置、福利、保险、大众娱乐消耗品、团队建设等一系列费用。
*图源智行公开课《行政如何为企业科学预算》
5. 回答你的问题
最后，小智还整理了一些大家比较关心的预算定制问答。
Q1：公司的家具、设备、电器等行政资产预算的依据是什么？ 你有什么好主意吗？
A：首先看折旧年限，是否需要报废，更新次数，是否增加办公区或会议室/老板室/工位等。从需求出发，再看在购买询价和价格比较。 必须包括折旧和新增（人员增长、新业务、新领域）和报废。
Q2：是否建议在行政预算中设置杂项或其他费用预算项目？ 如果有的话，建议包括哪些费用？ 设置逻辑是什么？
A：这个问题要和金融同步。 一般财务将主要关注高成本项目和固定发生项目。 比如公司员工很多，职位也很多，那么工作卡和职位卡都会被统计； 但如果人少，这部分就不算了。 其他人也一样。
Q3：电费、办公费、车油费、维修费、装修费……标准是多少？
A：国家或园区的电费有统一的单价报价，年中可能会涉及调整。 可以参考往年的增长率； 参考车辆燃油费的月发生率或平均发生率，考虑新年度车辆数量是否有变化。 增加或减少； 维修费用可根据实际发生情况和使用寿命而定，长期维修频率会增加； 装修费用主要看面积和装修标准，比如前台、会议室、茶水间……明确了装修标准之后，自然就有了成本标准，可以根据面积等做微调在。
Q4：公司做第一年预算时，财务输出和参考数据比较一般，入账和实际情况有出入。 参考困难怎么办？
A：这种情况只能根据人数、市场等进行估算，具体方法请参考上面第二部分。
*更多课程请参考《做生意预算》
————
制定年度预算就像行政人员的年终考试。 不仅考验你对行政工作的熟练程度，更考查你对公司情况的了解程度。 也是对自己工作成果的一种检验和检讨。